조치: 귀하의 비즈니스는 돈을 피고 있습니까? 그것을 멈추는 방법은 여기있다.

"우리는 프로젝트 예산에 대해 이야기해야합니다 ..."

중역 및 고위 경영진의 마음에 두려움을 불러 일으킬 수있는 문구는 예산을 논의하기위한 긴급 이메일과 매우 비슷합니다.

프로젝트 관리자라면 시간과 예산에 맞춰 프로젝트를 유지하는 것이 얼마나 어려울 지 잘 알고 있습니다. 변화하는 프로젝트 범위, 비현실적인 고객 요구 및 예기치 않은 방해 사이에서 프로젝트 관리는 종종 고양이를 집단 짓는 것처럼 느낄 수 있습니다.

초기 예산이 야구장에서 완전히 보였다하더라도 예산을 초과하여 일상적으로 팀을 운영하는 것으로 밝혀지면 문제는 팀, 리더십 또는 고객이 아니라 사용중인 도구를 사용하는 것이 좋습니다. 네, 저는 비싼 (그리고 혼란스런) 프로젝트 관리 플랫폼에 대해 이야기하고 있습니다.

잘못된 온라인 프로젝트 관리 도구를 선택하면 여러 가지 문제를 해결할 수 있습니다. 그것은 기업이 실현하지 못한 채 심각한 현금을 낭비하게 만드는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다. 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 데 어려움을 겪고 있습니까, 아니면 현재 플랫폼이 팀의 요구에 적합한 지 확실하지 않은가요?

다음과 같은 붉은 깃발 조심하십시오 :

적색 국기 번호 1

프로젝트 계획 및 임시 작업은 동일한 플랫폼을 사용하지 않습니다.

프로젝트 관리자는 의사 소통하는 데 소요되는 시간의 90 %를 소비합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어가이 프로세스를 더 쉽게 처리해야합니까?

프로젝트 관리 시스템을 선택할 때 단일 시스템에서 프로젝트의 모든 측면을 쉽게 추적 할 수있는 플랫폼을 선택하십시오. 임시 작업이 팝업되면 이러한 작업을 동일한 프로젝트 플랫폼에 추가하여 각 팀 구성원의 작업 부하 및 가용성을 쉽게 추적 할 수 있습니다.

일정에 더 많은 시간을 가진 멤버를 쉽게 식별하고 우선 순위 및 가용성 변화에 따라 작업 부하를 원활하게 전환하기 위해 과도하게 노력한 멤버를 쉽게 식별합니다.

적색 국기 번호 2

표준화 된 온 보딩이 없습니다.

가상 팀을 관리 할 때 성공을위한 첫 번째 단계는 온 보딩 프로세스를 표준화하는 것입니다.

새로운 플랫폼을 사용하기위한 기본적인 사용법 튜토리얼을 통해 처음부터 같은 페이지에있는 모든 사람들을 얻으십시오. 통신 가이드 북 및 연락처 정보 시트를 통해 가용성에 대한 기대치를 설정하십시오.

최고의 프로젝트 관리 플랫폼에는 가상 채팅 도구 및 내부 메시징 프로그램이 포함됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에 포함 된 동일한 채팅 도구를 사용하면 작업 할당을 즉시 조정하거나, 다른 작업에 메모를 추가하거나, 프로그램을 종료하지 않고 마감 시간을 변경할 수 있습니다.

적색 국기 번호 3

하나의 서비스를 프로젝트 관리 용으로 사용하고 다른 서비스는 클라우드 파일 공유 용으로 사용합니다.

예, DropBox 및 Google 문서 도구는 훌륭하지만 주요 프로젝트를 관리 할 때 할 일 목록 및 화면 공유 / 공동 작업 회의와 같은 위치에 모든 파일을 보관하는 것이 훨씬 쉽습니다.

팀에 모든 파일 이름에 버전 번호와 마지막 사람의 이니셜을 포함시켜 파일을 수정하게하십시오. 이 방법으로 콘텐츠에 대한 질문이나 변경된 내용이 있으면 즉시 연락 할 사람을 알 수 있습니다. 이렇게하면 파일이 전자 메일 체인에 묻혀서 복제되지 않도록 편집 할 수 있습니다.

선택한 파일 명명 규칙에 관계없이 파일 관리 및 추적을위한 시스템을 제 1 일부터 배치하여 한 곳에서 모두 유지하십시오.