IRS에 요구되는 Affordable Care Act (Obamacare)보고 양식을 제출하지 않은 고용주가 $ 3 백만의 최대 벌금을 물을 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 밤에 너를 지키기에 충분 해! 그리고 그것은 단지 하나의 법적 요구 사항입니다.
컴플라이언스 (ComplyRight)는 컴플라이언스 부담을 줄이기 위해 중소기업 소유자를 해방시키는 회사로, 직원들의 기록 관리 요구 사항이 다양합니다. 이러한 요구 사항은 매년 증가하는 것으로 보입니다.
소기업은 HR 기능을 관리하는 인력이 적기 때문에 HR 업무를 전혀 수행하지 않을 수도 있으므로 소규모 비즈니스에서는 서류 작업 및 기록 유지 부담이 더욱 줄어들 수 있습니다. 그러나 좋은 소식은 기술이 고용주로서의 규정 준수 요구 사항을 능가하는 데 도움이된다는 것입니다.
다음은 직원 기록 관리 요구 사항으로, 귀하를 놀라게 할 수도 있습니다 (또는 충격을 줄 수 있음).
채용 공고
고용주가 새로운 일자리 창출을위한 광고를 올리면 고용 법의 연령 차별 금지법 (ADEA)에 따라 1 년 동안의 기록을 유지해야합니다.
작업 응용 프로그램
ADEA, 미국 장애인 법 (ADA) 및 / 또는 민권법 Title (VII)의 적용을받는 고용주는 모든 취업 지원서를 최소 1 년 동안 보관해야합니다. 1 년 요건은 계절 근로자와 임시 근로자에게도 적용됩니다.
이력서
요청 된 이력서는 ADEA 및 ADA에 따라 1 년간 보관해야합니다. 그러나 요청하지 않은 이력서를 보유 할 필요는 없습니다.
해지 기록
ADA와 Title VII는 모든 종결 기록이 종업원 해지 날짜로부터 1 년간 보관되어야한다고 규정하고 있습니다.
혜택 플랜
ADEA는 ADEA에 의거하여 계획이 종료 된 후 1 년 동안 계속해서 혜택 플랜을 수립해야합니다. 또한 퇴직 소득 보장법 (Employee Retirement Income Security Act, ERISA)은 6 년 동안 혜택 플랜 기록을 보관해야합니다.
성능 평가
공정한 노동 기준법 (Fair Labor Standards Act, FLSA)은 2 년간 성과 평가를 요구합니다.
실업 세금 기록
FUTA (Federal Unemployment Tax Act)에 따르면, 납세 기한 또는 지불 중 더 늦은 날짜부터 4 년간 실업 세금 기록을 보관해야합니다.
나는 - 9 양식
I-9 양식 및 직원이 미국에서 일할 수 있음을 증명하는 추가 확인 정보는 고용일로부터 3 년 동안 또는 해고 일로부터 1 년 중 더 늦게까지 유지되어야합니다. 해당 법률은 Immigration Reform and Control Act (IRCA)입니다.
고용 계약
직원과 고용 계약을 맺은 경우 FLSA 당 3 년 동안 모든 계약을 유지해야합니다.
부상 및 질병에 대한 OSHA 양식
11 이상의 직원을 고용하는 고용주는 역년이 끝난 후 최소 5 년 동안 모든 형태의 상해 또는 질병을 신고해야합니다.
어지러운 준수 환경
위의 목록에서 알 수 있듯이 고용주는 계속 증가하는 직원 기록 관리법 패치 워크의 적용을받습니다.
규정 준수가 어려워지는 것은 법적인 요구 사항의 수가 아닙니다. 법률이 계속 변하고 복잡해지고 있다는 사실입니다.
법은 종종 뉘앙스, 예외 및 상세한 정의로 가득 차 있습니다. 기록 관리 요구 사항은 규모 나 업종에 따라 고용주를 제한 할 수 있지만 다른 사람에게는 적용 할 수 없습니다.
또한 법률이 자주 변경되고 새로운 법률 및 규정이 추가됩니다. 변화 또는 새로운 법률을 모른 채 잡히면 귀사는 엄청난 벌금을 낼 수 있습니다. 지식의 부족은 일반적으로 방어가 아니라는 것을 기억하십시오.
기술 : 고용주 준수를위한 필수 재단
직원 기록 관리는 기술이 중소기업을위한 공평한 경쟁을하고있는 분야 중 하나입니다.
우수한 직원 기록 보관소 앱을 사용하면 비즈니스에 적용되는 법적 요구 사항을보다 잘 충족시킬 수 있습니다.
그러나 오늘날 최고의 동급 기록 관리 소프트웨어는 훨씬 많은 가치를 더할 수 있습니다.
최고의 응용 프로그램은 소기업 팀이 더 어렵지 않게 똑똑하게 일할 수 있도록 지원하여 생산성을 향상시킵니다. 팁 : 시작하기 쉽고 직관적이며 사용하기 쉬운 소프트웨어를 찾아보십시오. 효율성 향상을위한 자동 프롬프트 및 미리 알림과 같은 기능도 찾아보십시오.
우수한 직원 기록 보관 앱은 위험을 관리하여 비용을 절약 할 수 있습니다. 중소기업이 대기업과 마찬가지로 복잡한 기록 관리 요구 사항을 준수하는 도구를 보유하고 있음을 알면 안심하고 잠을 잘 수 있습니다.
기술의 또 다른 이점 중 하나는 종이 대신 전자 기록입니다. 직원 기록의 하드 카피를 유지하는 것은 많은 물리적 공간을 필요로 할뿐만 아니라 극단적 인 조직을 필요로합니다. 일반 직원은 매년 400 시간을 종이 문서를 찾는 데 낭비합니다.
ComplyRight에 따르면 전자 문서는 종이에 대한 관심을 끌고있다. 왜 놀랄 일이 아닙니다. 레코드가 전자적으로 저장되면 정보는 한 곳에서 통합되어 쉽게 검색 할 수 있습니다. 직원은 몇 번의 클릭만으로 직원 데이터를 검색 할 수 있습니다.
회사가 성장하고 기록이 늘어 나면 전자 기록 보관 시스템을 통해 증가하는 데이터 볼륨을 쉽게 구성하고 검색 할 수 있습니다. 비효율적 인 종이를 사용하지 않고도 비즈니스를보다 빠르게 확장 할 수 있습니다.
직원 기록 보관소 도움말을 찾을 수있는 곳
직원 기록 관리 요구 사항의 철저한 목록을보고 귀사 비즈니스에 적용되는 사항을 확인하려면 ComplyRight에서 무료 "직원 및 HR 관리자를위한 직원 기록 보존 지침"을 다운로드하십시오.
HRDirect에서 Employee Records App을 확인하십시오. 무료로 시작할 수 있으며 직원 기록 관리가 간편합니다.
Shutterstock을 통한 관리자 사진
